Guía de supervivencia para organizar una fiesta de cumpleaños

Se acerca el cumpleaños número 9 de mi hijo y todavía no puedo creer cuánto ha crecido. No se si les pasa pero a mí sus cumpleaños me producen sentimientos agridulces. Por un lado siento mucha gratitud por su vida y por poder disfrutarlo, orgullo de ver la persona en la que se está convirtiendo y nostalgia al recordar cuando era un bebé chiquitito que dormía en mi pecho y olía a lágrimas de unicornio (insertar gatito triste).

En todo caso es sin duda motivo de celebración, lo que significa algo emocionante y terrorífico: es momento de organizar otra fiesta de cumpleaños. 

Sé que organizar una fiesta de cumpleaños puede convertirse en una experiencia estresante, pero no te preocupes que te voy a compartir mi guía infalible para organizar una fiesta sencilla y mágica sin morir en el intento.

Antes de empezar, algunos consejos generales: 

• Sé realista con tu tiempo y presupuesto, los demás elementos deben ajustarse a estas dos variables.

• Si necesitas reservar lugar, recreación u otros servicios, hazlo con suficiente anticipación.

• Apoyate en los pares de manos extra que tienes disponibles, delega tareas simples a todo el que te quiera ayudar. No tienes que hacerlo todo tú sola.

• Planifica un espacio realista de tu día para dedicarle a la decoración y preparación de la fiesta. Ten en cuenta tu contexto actual, si puedes dedicarle una hora cada día o si prefieres invertir un fin de semana, lo que te funcione mejor.

• Empieza con anticipación y ve trabajando poco a poco en las tareas para que no te abrumes cuando se acerca la fecha de la fiesta. A mí me ha funcionado empezar un mes antes.

• Establece hora de inicio y fin de la fiesta para que puedas tener un horario de las actividades, comida, cantar el feliz cumpleaños, partir la piñata y repartir la torta. Respeta el horario establecido para no interferir con los planes de los invitados.

• El día de la fiesta ten a la mano tijeras, cinta pegante, vela para la torta, fósforos o encendedor, cuchillo para cortar la torta, servilletas y toallas de cocina, bolsas para recoger la basura.

Aquí los pasos

• Paso 1. Escoge la temática

• Paso 2. Invitaciones, Fecha y lugar

• Paso 3. Decoración

• Paso 4. Comida

• Paso 5. Actividades

• Paso 6. Piñata y sorpresas

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Paso 1. Escoge la temática

La temática es la base para tu plan de celebración. Dedica un tiempo razonable a elegir una temática que le guste al homenajeado y que se ajuste a tu presupuesto y tiempo.

Si tienes un hijo pequeño considera cuáles son sus intereses o programas favoritos, también puedes optar por una temática confiable como granja, safari, dinosaurios, princesas, hadas, superhéroes, deportes, etc.

Si tu hijo es más grande involúcralo en la selección de la temática, hazle sugerencias basadas en sus gustos, aprovecha el espacio para conectar y hacerlo parte de su día especial, luego selecciona un par de opciones que sean coherentes y viables, pídele que tome la decisión final.

Ahora que tienes tu temática seleccionada, identifica los elementos claves de la misma. Cuáles son los personajes, objetos o lugares insignia, cuáles son los colores que combinan mejor con la temática, toma nota de todo lo que se te ocurra en esta primera fase.

Yo soy fan de Pinterest así que en esta etapa siempre hago una búsqueda de “ideas para fiesta de cumpleaños del tema escogido” y guardo todos los pines que me gusten que me servirán de inspiración en los siguientes pasos. En mis tableros encontrarás algunas ideas.

Paso 2. Invitaciones, Fecha y lugar

En mi opinión, las invitaciones son una parte importante de la experiencia que quieres construir para la celebración, sean físicas o digitales lo ideal es que vayan acorde a la temática elegida.

Haz una búsqueda de ideas de invitación y selecciona las 2 o 3 opciones que más te gusten. Ten en consideración si la tarjeta la va a hacer un diseñador o si la vas a hacer tú misma y ajusta la complejidad del diseño de acuerdo a ello.

Nuevamente involucra a tus hijos en la selección final.

Yo utilizo Canva para realizar las invitaciones, es una plataforma gratuita de uso fácil e intuitivo. También he usado PowerPoint en el pasado, así que usa la herramienta de tu preferencia.

La opción escogida es la base para crear tu invitación. Empieza creando el fondo, luego agrega las imágenes y/o formas representativas del diseño y por último el texto usando un tipo de letra parecido.

Incluye en la tarjeta la información necesaria para la fiesta tales como dirección, fecha, hora, teléfono para confirmar asistencia y cualquier instrucción especial.

Si la tarjeta es física y requiere algún tipo de manualidad, primero realiza un prototipo de la misma para calcular cuánto tiempo te va a tomar hacerlas todas. Identifica los materiales requeridos y la cantidad de tarjetas que debes hacer, te recomiendo hacer un par de tarjetas adicionales de reserva.

Envía las tarjetas con 2 semanas de anticipación. Si la fiesta requiere algún tipo de logística o desplazamiento considerable, puedes avisar a tus invitados un par de semanas antes de enviar las tarjetas para que vayan organizando sus tiempos.

Paso 3. Decoración

Esta suele ser la parte más abrumadora porque usualmente nuestras expectativas son muy altas y queremos tener de todo en la fiesta. Sin embargo, en mi experiencia no es necesario invertir tanto en la decoración, escoger uno o dos puntos estratégicos para decorar es más que suficiente.

Backdrop

Es el punto focal de tu fiesta, allí vas a ubicar la mesa principal con la torta de cumpleaños y es el lugar donde se tomarán las fotos.

Si tienes una pared disponible puedes usar un fondo impreso, otra opción es armar el fondo con cartulina o icopor, ubicar cortinas, guirnaldas, arcos de globos, etc. Asegúrate de incluir los elementos representativos de la temática.

Las guirnaldas de globos son una excelente opción para decorar un backdrop, son fáciles de armar y se ven muy lindas. Para hacerlas, escoge 3 o 4 colores de la temática e incorpora detalles si es posible.

Mesa principal y estaciones de comida

Cubre tu mesa principal con un mantel que combine con los colores de la temática. Ubica la torta y/o cupcakes como elementos centrales. Incluye un banner de cumpleaños. Si el espacio de la mesa es grande también puedes ubicar las sorpresas allí. Añade detalles decorativos.

Agregar una o dos mesas auxiliares como estaciones de comida es una excelente opción. Aparte de ser conveniente y cómodo para los invitados, es un espacio que se puede organizar y decorar para añadir un toque visual interesante y complementar la estética de la fiesta.

En tus estaciones de comida puedes incluir postres, dulces, frutas, bebidas de cajita para los niños, agua para los invitados, snacks, servilletas, etc.

Paso 4. Comida

Selecciona el tipo de torta que quieres tener y reserva con anticipación, asegura la logística de envío y horarios. Mi recomendación es tener la torta contigo desde la noche anterior refrigerada según indicaciones, así evitas afanes el día de la fiesta.

Las tortas temáticas decoradas pueden ser costosas y/o muy dulces por la cobertura, pero hay varias alternativas que se pueden implementar al momento de escoger la torta o pastel de cumpleaños, revisa cuál se ajusta mejor a tu presupuesto y gusto.

• Comprar una torta temática pequeña y otra tradicional sin decoración. Al momento de servir no se notará la diferencia.

• Comprar o hacer una torta tradicional y decorar con toppers temáticos fáciles de hacer. Puedes imprimir en un papel rígido como propalcote u opalina, recortar y pegar en palillos. Si te animas a hacer la torta te dejo mi receta de Red velvet que amarás.

• Incluir cupcakes sencillos para los niños y decorar con toppers.

La comida de la fiesta también puede contribuir con la decoración, usa tu imaginación para transformar snacks y dulces en elementos temáticos. Hacer postres con gelatina y helados es una solución práctica y fácil, complementa decorando las cucharas con imágenes impresas de la temática.

Incluye frutas en tus opciones para balancear un poco el azúcar. Puedes armar vasitos de fruta o pinchos listos para comer.

Si quieres ofrecer comida más estructurada revisa que sean fáciles de emplatar y consumir para tus invitados. Ten en cuenta la edad de los niños y si hay bebés invitados incluye alguna opción adecuada para todos. Los platos fríos son una excelente alternativa como sandwiches, tortillas, tacos, mini perros, mini hamburguesas, etc.

No olvides tener agua disponible y de fácil acceso para todos los invitados.

Paso 5. Actividades

Organiza un par de actividades para los niños y pon música apropiada para ambientar la fiesta. Busca ideas de juegos relacionados con la temática o adapta juegos tradicionales, ya sea incluyendo historias o personajes.

Considera tener actividades disponibles para todos los rangos de edad de los invitados. Ten despejado un espacio apto para que los niños jueguen libremente, incluye algunos juguetes.

Algunas de las actividades más divertidas y fáciles de hacer son: una búsqueda del tesoro con pistas divertidas, competencias, manualidades, pintar y decorar un dibujo de la fiesta, hacer galletas, decorar muffins, etc. Asegúrate de tener todos los materiales necesarios para cada niño y si la actividad tiene ganador tener algún obsequio preparado como premio.

Paso 6. Piñata y sorpresas

En mi familia adoramos una piñata, es una de las partes más emocionantes de la fiesta de cumpleaños y Jerónimo la espera con mucha ilusión. Si decides incluirla, te dejo un par de opciones.

• Comprar una piñata que haga parte de la decoración, asegúrate de tener el relleno de la piñata incluído.

• Hacer la piñata. Una alternativa sencilla es usar una caja de cartón mediana, forrar con papel seda y decorar con detalles de la temática. Luego rellenar con dulces y juguetes pequeños.

Para cerrar con broche de oro no olvides preparar una pequeña sorpresa o recuerdo de la fiesta. Puedes regalar juguetes pequeños, dulces, stickers o calcomanías, tatuajes temporales, libros pequeños. También puedes armar pequeños kits para colorear, kits de manualidades, kits para sembrar plantitas.

Una idea práctica para empacar las sorpresas es usar bolsas de papel, ya que son muy económicas y se pueden decorar fácilmente.

Paso 7. Disfruta!

No olvides que lo más importante es compartir un momento especial con tu hijo y crear recuerdos valiosos. Disfruta del proceso y de la fiesta en compañía de tu hijo y asegúrate de que alguien esté tomando fotos.

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Cuéntame en los comentarios qué te pareció esta guía. Gracias por leerme.